Nevýrobné procesy

Pri nevýrobných a administratívnych procesoch sa zameriavame na to, ako firma reálne spracúva požiadavky, objednávky, dokumenty, schvaľovania, reklamácie, interné úlohy alebo zákaznícke podnety.

 

Aj v administratíve často vznikajú zbytočné náklady, oneskorenia, duplicity, nejasné zodpovednosti alebo opakované chyby. Tieto problémy nemusia byť na prvý pohľad viditeľné, ale môžu výrazne spomaľovať fungovanie firmy a znižovať kvalitu služby pre zákazníka alebo interného používateľa.

 

Pri analýze preto využívame procesné mapovanie, rozhovory s ľuďmi zapojenými do procesu, meranie vybraných krokov a podľa možností aj analýzu dostupných dát. Cieľom je pochopiť skutočný priebeh práce, identifikovať úzke miesta a navrhnúť praktické zlepšenia.

 

V mnohých prípadoch nie je potrebné okamžite kupovať nový softvér. Často stačí lepšie nastaviť proces, jasnejšie rozdeliť zodpovednosti a efektívnejšie využiť nástroje, ktoré už spoločnosť má k dispozícii – napríklad Microsoft Office, interné evidencie, existujúce systémy alebo jednoduché reporty.

Máme bohaté skúsenosti s optimalizáciou všetkých typov procesov.

Čomu sa pri nevýrobných procesoch venujeme

Pri analýze nevýrobných procesov sa môžeme zamerať najmä na:

  • spracovanie zákazníckych alebo interných požiadaviek, 
  • objednávkové a schvaľovacie procesy, 
  • tok dokumentov a informácií, 
  • administratívne agendy medzi oddeleniami, 
  • opakované chyby, výnimky a reklamácie, 
  • duplicity v práci a zbytočné prepisovanie údajov, 
  • čakacie doby medzi jednotlivými krokmi, 
  • nejasné zodpovednosti a odovzdávky, 
  • plnenie termínov alebo SLA, 
  • kapacitné zaťaženie tímov, 
  • miesta, kde vznikajú zbytočné náklady alebo strata času. 

Rozsah analýzy vždy prispôsobujeme konkrétnemu problému. Niekedy má zmysel preveriť celý zákaznícky alebo interný tok, inokedy je vhodnejšie zamerať sa na jednu agendu, oddelenie, typ požiadavky alebo problémové miesto v procese.

Analýza dostupných dát v administratívnych procesoch

Dôležitým podkladom pri hodnotení nevýrobných procesov môžu byť aj dáta, ktoré už má spoločnosť k dispozícii. Môže ísť napríklad o údaje zo systémov, reportov, interných tabuliek, evidencií požiadaviek, CRM, helpdesku, objednávkového systému alebo iných prevádzkových záznamov.

 

Tieto dáta pomáhajú lepšie pochopiť, ako proces funguje v praxi – koľko požiadaviek vzniká, ako dlho sa spracúvajú, kde sa čaká, kde sa opakujú chyby, ktoré typy prípadov sú najnáročnejšie a kde môže dochádzať k zbytočnému zaťaženiu tímov.

 

Dáta nevnímame ako samostatný reporting, ale ako jeden z podkladov pre analýzu, optimalizáciu a zlepšovanie procesu. Výstupom je zrozumiteľný analytický pohľad s jasnými závermi a odporúčaniami, čo má zmysel riešiť ako prvé.

Procesné mapovanie a zlepšenie priebehu práce

Pri nevýrobných procesoch často pomáha už samotné zmapovanie aktuálneho stavu. Procesná mapa umožní jasne vidieť, kto čo robí, v akom poradí, kde sa odovzdávajú informácie, kde vzniká čakanie a ktoré kroky neprinášajú reálnu hodnotu.

 

Na základe procesnej mapy vieme identifikovať miesta, kde je proces príliš komplikovaný, nejasný alebo zbytočne závislý od konkrétnej osoby. Následne navrhujeme úpravy, ktoré môžu zjednodušiť priebeh práce, znížiť počet chýb a skrátiť čas spracovania.

 

Cieľom nie je vytvárať procesnú dokumentáciu iba pre formálne účely. Procesná mapa má byť praktickým nástrojom na pochopenie problému a rozhodnutie, čo zmeniť.

Efektívnejšie využitie existujúcich nástrojov

Pri zlepšovaní administratívnych procesov sa najskôr pozeráme na to, čo už firma používa. Mnohé problémy sa dajú vyriešiť lepším nastavením práce, jednoduchšou evidenciou, úpravou existujúcich tabuliek, jasnejšími pravidlami alebo efektívnejším využitím bežných nástrojov.

 

V praxi môže ísť napríklad o lepšie využitie Microsoft Office, zjednodušenie interných formulárov, úpravu evidencií, zjednotenie spôsobu práce alebo vytvorenie prehľadnejšieho podkladu pre rozhodovanie.

 

Takýto prístup je často rýchlejší, lacnejší a menej rizikový ako okamžitý nákup nového systému. Nový softvér má zmysel až vtedy, keď je jasne pomenované, čo má riešiť a aký proces má podporovať.

Vlastné riešenia a úpravy podľa potrieb klienta

Ak existujúce nástroje nestačia alebo proces vyžaduje špecifické riešenie, vieme pomôcť aj s návrhom vlastného softvérového riešenia alebo úpravou pracovného postupu podľa potrieb klienta.

 

Aj v takom prípade však najskôr analyzujeme samotný proces. Softvér by nemal iba preniesť neefektívny proces do digitálnej podoby. Mal by podporiť lepšie nastavený, zrozumiteľný a prakticky fungujúci proces.

 

Preto sa vždy snažíme najskôr využiť existujúce nástroje a až následne zvažovať nové riešenie, ak dáva ekonomický a procesný zmysel.

Podklady pre automatizáciu alebo nový softvér

Ak firma zvažuje nový softvér, automatizáciu alebo robotizáciu časti procesu, vieme pripraviť detailné podklady, ktoré pomôžu správne definovať zadanie pre dodávateľa.

 

V praxi ide najmä o pochopenie aktuálneho procesu, pomenovanie problémov, očakávaní, dátových vstupov, výstupov, pravidiel, výnimiek a nadväzností na iné činnosti alebo systémy. Takto pripravená business analýza znižuje riziko, že nový systém nebude zodpovedať reálnym potrebám firmy.

 

Dobre pripravené zadanie zároveň pomáha klientovi lepšie komunikovať s dodávateľom softvéru, porovnať ponuky a vyhnúť sa riešeniam, ktoré síce technicky fungujú, ale nepodporujú skutočný priebeh práce.

Návrh procesných úprav bez zbytočnej závislosti od dodávateľa

Procesné úpravy navrhujeme tak, aby boli pre klienta praktické, zrozumiteľné a dlhodobo udržateľné.

 

Ak je súčasťou riešenia softvér, automatizácia alebo technológia, snažíme sa minimalizovať riziko zbytočnej závislosti od jedného dodávateľa. Dôležité je, aby klient rozumel vlastnému procesu, mal jasne definované požiadavky a vedel si zachovať kontrolu nad ďalším rozvojom riešenia.

 

Preto kladieme dôraz na kvalitnú analýzu, jasné zadanie a návrh riešenia, ktoré vychádza z potrieb procesu – nie iba z možností konkrétneho softvéru alebo dodávateľa.

Výstup z analýzy pripravujeme tak, aby bol použiteľný pre manažérske rozhodnutie, internú zmenu procesu alebo prípravu zadania pre dodávateľa.

Podľa rozsahu spolupráce môže obsahovať napríklad:

  • popis aktuálneho stavu procesu, 
  • procesnú mapu, 
  • identifikované úzke miesta a problémové oblasti, 
  • prehľad zbytočných krokov, čakaní alebo duplicít, 
  • vyhodnotenie dostupných dát, 
  • návrh praktických opatrení, 
  • odporúčanie priorít, 
  • podklady pre automatizáciu alebo nový softvér, 
  • odporúčania na zníženie nákladov a zlepšenie fungovania procesu. 

Naším cieľom je, aby klient po ukončení analýzy lepšie rozumel svojmu procesu a mal jasný podklad pre rozhodnutie, čo riešiť ďalej.

Výstup pre klienta