Nicht-Produktionsprozesse
Bei Nicht-Produktions- und Verwaltungsprozessen konzentrieren wir uns darauf, wie ein Unternehmen Anfragen, Aufträge, Dokumente, Freigaben, Reklamationen, interne Aufgaben oder Kundenimpulse tatsächlich bearbeitet.
Administrative Prozesse verursachen häufig unnötige Kosten, Verzögerungen, doppelte Arbeit, unklare Verantwortlichkeiten oder wiederkehrende Fehler. Diese Themen sind auf den ersten Blick nicht immer sichtbar, können die Organisation aber deutlich verlangsamen und die Qualität der Leistung für Kunden oder interne Nutzer verringern.
Unsere Analyse verbindet Prozessmodellierung, Gespräche mit den am Prozess beteiligten Personen, die Messung ausgewählter Schritte und, wo möglich, die Analyse verfügbarer Daten. Ziel ist es, zu verstehen, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird, Engpässe zu identifizieren und praktische Verbesserungen vorzuschlagen.
In vielen Fällen ist es nicht notwendig, sofort neue Software zu kaufen. Oft reicht es aus, den Prozessaufbau zu verbessern, Verantwortlichkeiten zu klären und die Werkzeuge besser zu nutzen, die das Unternehmen bereits zur Verfügung hat – zum Beispiel Microsoft Office, interne Aufzeichnungen, bestehende Systeme oder einfache Berichte.
Wir verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Optimierung aller Arten von Prozessen.
Worauf wir uns bei Nicht-Produktionsprozessen konzentrieren
Bei der Analyse von Nicht-Produktionsprozessen können wir uns insbesondere auf folgende Bereiche konzentrieren:
- Bearbeitung von Kunden- oder internen Anfragen,
- Bestell- und Freigabeprozesse,
- Fluss von Dokumenten und Informationen,
- administrative Abläufe zwischen Abteilungen,
- wiederkehrende Fehler, Ausnahmen und Reklamationen,
- doppelte Arbeit und unnötige erneute Datenerfassung,
- Wartezeiten zwischen Prozessschritten,
- unklare Verantwortlichkeiten und Übergaben,
- Termineinhaltung oder SLA-Erfüllung,
- Team-Auslastung und Kapazität,
- Bereiche, in denen unnötige Kosten oder Zeitverluste entstehen.
Der Umfang der Analyse wird immer an das konkrete Thema angepasst. In manchen Fällen ist es sinnvoll, den gesamten Kunden- oder internen Ablauf zu prüfen; in anderen Fällen ist es effektiver, sich auf eine Agenda, eine Abteilung, einen Anfragetyp oder einen problematischen Punkt im Prozess zu konzentrieren.
Analyse verfügbarer Daten in administrativen Prozessen
Verfügbare Daten können ein wichtiger Input bei der Bewertung von Nicht-Produktionsprozessen sein. Dazu können Daten aus Systemen, Berichten, internen Tabellen, Anfragenaufzeichnungen, CRM, Helpdesk-Werkzeugen, Bestellsystemen oder anderen operativen Aufzeichnungen gehören.
Solche Daten helfen uns zu verstehen, wie der Prozess in der Praxis funktioniert – wie viele Anfragen entstehen, wie lange die Bearbeitung dauert, wo Wartezeiten auftreten, wo sich Fehler wiederholen, welche Falltypen am anspruchsvollsten sind und wo Teams unnötig belastet werden können.
Wir betrachten Daten nicht als eigenständige Reporting-Übung, sondern als einen der Inputs für Prozessanalyse, Optimierung und Verbesserung. Das Ergebnis ist ein klarer analytischer Blick mit praktischen Schlussfolgerungen und Empfehlungen dazu, was zuerst angegangen werden sollte.
Prozessmodellierung und Verbesserung des Arbeitsablaufs
Bei Nicht-Produktionsprozessen ist die Abbildung des aktuellen Zustands häufig bereits an sich wertvoll. Eine Prozesslandkarte macht sichtbar, wer was in welcher Reihenfolge tut, wo Informationen übergeben werden, wo Wartezeiten entstehen und welche Schritte keinen echten Mehrwert schaffen.
Auf Basis der Prozesslandkarte können wir Bereiche identifizieren, in denen der Prozess zu kompliziert, unklar oder unnötig von einer bestimmten Person abhängig ist. Danach schlagen wir Änderungen vor, die den Arbeitsablauf vereinfachen, Fehler reduzieren und die Bearbeitungszeit verkürzen können.
Ziel ist es nicht, Prozessdokumentation nur für formale Zwecke zu erstellen. Eine Prozesslandkarte soll ein praktisches Werkzeug sein, um das Thema zu verstehen und zu entscheiden, was geändert werden sollte.
Effektivere Nutzung bestehender Werkzeuge
Bei der Verbesserung administrativer Prozesse betrachten wir zuerst, was das Unternehmen bereits nutzt. Viele Themen lassen sich durch eine bessere Arbeitsorganisation, einfachere Aufzeichnungen, angepasste bestehende Tabellen, klarere Regeln oder eine effektivere Nutzung von Standardwerkzeugen lösen.
In der Praxis kann dies zum Beispiel eine bessere Nutzung von Microsoft Office, die Vereinfachung interner Formulare, die Anpassung von Aufzeichnungen, die Standardisierung von Arbeitsweisen oder die Vorbereitung einer klareren Entscheidungsgrundlage umfassen.
Dieser Ansatz ist oft schneller, kostengünstiger und weniger riskant als der sofortige Kauf eines neuen Systems. Neue Software ist erst dann sinnvoll, wenn klar ist, welches Problem sie lösen und welchen Prozess sie unterstützen soll.
Maßgeschneiderte Lösungen nach Kundenbedarf
Wenn bestehende Werkzeuge nicht ausreichen oder der Prozess eine spezifische Lösung erfordert, können wir auch dabei helfen, eine maßgeschneiderte Softwarelösung zu definieren oder den Arbeitsablauf entsprechend den Bedürfnissen des Kunden anzupassen.
Auch in solchen Fällen analysieren wir zuerst den Prozess selbst. Software sollte einen ineffizienten Prozess nicht einfach in eine digitale Form übertragen. Sie sollte einen besser gestalteten, klaren und praktisch funktionierenden Prozess unterstützen.
Deshalb versuchen wir immer, zuerst bestehende Werkzeuge zu nutzen und eine neue Lösung erst dann in Betracht zu ziehen, wenn sie sowohl aus geschäftlicher als auch aus prozessualer Sicht sinnvoll ist.
Inputs für Automatisierung oder neue Software
Wenn ein Unternehmen neue Software, Automatisierung oder die Robotisierung eines Teils des Prozesses in Betracht zieht, können wir detaillierte Inputs vorbereiten, die helfen, die Anforderungen an den Anbieter korrekt zu definieren.
In der Praxis bedeutet das, den aktuellen Prozess zu verstehen und Themen, Erwartungen, Dateninputs, Outputs, Regeln, Ausnahmen und Verknüpfungen zu anderen Tätigkeiten oder Systemen zu definieren. Eine solche Business-Analyse reduziert das Risiko, dass das neue System die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens nicht abbildet.
Eine gut vorbereitete Spezifikation hilft dem Kunden außerdem, effektiver mit Softwareanbietern zu kommunizieren, Angebote zu vergleichen und Lösungen zu vermeiden, die technisch zwar funktionieren, den tatsächlichen Arbeitsablauf aber nicht unterstützen.
Prozessverbesserungen ohne unnötige Abhängigkeit von einem Anbieter
Wir gestalten Prozessverbesserungen so, dass sie für den Kunden praktisch, klar und langfristig tragfähig sind.
Wenn die Lösung Software, Automatisierung oder Technologie umfasst, versuchen wir, das Risiko einer unnötigen Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter zu minimieren. Wichtig ist, dass der Kunde den eigenen Prozess versteht, klar definierte Anforderungen hat und die Kontrolle über die weitere Entwicklung der Lösung behält.
Deshalb legen wir Wert auf eine hochwertige Analyse, klare Spezifikationen und Lösungen, die sich an den Prozessanforderungen orientieren – nicht nur an den Möglichkeiten eines bestimmten Softwareprodukts oder Anbieters.
Der Output der Analyse wird so vorbereitet, dass er für Managemententscheidungen, interne Prozessänderungen oder die Vorbereitung von Anforderungen an einen Anbieter genutzt werden kann.
Je nach Umfang der Zusammenarbeit kann er zum Beispiel Folgendes enthalten:
- eine Beschreibung des aktuellen Prozesszustands,
- eine Prozesslandkarte,
- identifizierte Engpässe und Problembereiche,
- einen Überblick über unnötige Schritte, Wartezeiten oder doppelte Arbeit,
- Bewertung verfügbarer Daten,
- vorgeschlagene praktische Verbesserungsmaßnahmen,
- empfohlene Prioritäten,
- Inputs für Automatisierung oder neue Software,
- Empfehlungen zur Kostensenkung und Prozessverbesserung.
Unser Ziel ist es, dass der Kunde nach Abschluss der Analyse ein klareres Verständnis seines Prozesses hat und über eine praktische Grundlage für die Entscheidung verfügt, was als Nächstes zu tun ist.